DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO AUTOMATIZADO EN EXCEL
Jhonatan Esteban Lopez Bocanegra, Sharith Jasbleidy Sandoval Abreu, Juan Diego Urbina Jiménez, Andrea Castillo Salazar
Universidad Piloto De Colombia
Seccional Del Alto Magdalena. Girardot, Colombia
Resumen
El proyecto se enfoca en mejorar la gestión de inventario en la tienda "Donde Johana". Para lograr esto, se propone la creación de una base de datos en Excel que almacene información sobre productos. Se aplicará la segunda ley de Newton para controlar artículos pesados y reducir pérdidas. Además, se utilizarán gráficas para demostrar cómo el nuevo sistema beneficia la rentabilidad del negocio, como también se utilizarán integrales para predecir la demanda de los productos.
Palabras clave: Inventario, Newton, Integrales, Excel, Tienda, Graficas, Negocio.
Abstract
The project focuses on improving inventory management at the "Donde Johana" store. To achieve this, it is proposed to create an Excel database that stores information about products. Newton's second law will be applied to control heavy items and reduce losses. In addition, graphs will be used to demonstrate how the new system benefits the prof-itability of the business, as well as integrals will be used to predict the demand for the products.
Keywords: Inventory, Newton, Integral, Excel, Store, Charts, Business.
1 INTRODUCCIÓN
La gestión eficiente del inventario es esencial para el éxito de cualquier negocio, independientemente de su tamaño o industria. Un control de inventario inadecuado puede resultar en pérdidas financieras significativas y una experiencia insatisfactoria para los clientes. En este contexto, presentamos el proyecto de "DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO AUTOMATIZADO EN EXCEL" con el propósito de mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de inventario de una tienda, reduciendo así las pérdidas y optimizando el flujo de caja.
Además, se aplicará la segunda ley de Newton (Fuerza = masa x aceleración) para controlar el inventario de artículos pesados y garantizar un manejo seguro y eficiente de los mismos.
Una de las herramientas matemáticas que a menudo se pasa por alto en este contexto es el cálculo integral, ya que desempeña un papel valioso en la gestión de inventario. Permiten abordar problemas que involucran el seguimiento de ventas, la predicción de demanda, la optimización de pedidos y la gestión eficiente de costos de almacenamiento y reabastecimiento.
En esta exploración, examinaremos cómo las integrales pueden ser una adición poderosa a las herramientas de gestión de inventario de una tienda. A través de ejemplos y aplicaciones, ilustraremos cómo esta rama del cálculo puede contribuir a la toma de decisiones fundamentales en la gestión de inventario y ayudar a las tiendas a mejorar su eficiencia operativa y mantenerse competitivas en el mercado.
2 PROBLEMA
¿Cómo puede implementarse un sistema de control de inventario automatizado en la tienda "Donde Johana” para abordar las pérdidas financieras, mejorar la eficiencia operativa y satisfacer las demandas de los clientes, considerando las problemáticas actuales relacionadas con las pérdidas de inventario, la ineficiencia operativa y la insatisfacción del cliente?
3 JUSTIFICACIÓN
“La gestión de inventario juega un papel fundamental en este aspecto, ya que afecta directamente a la capacidad de una tienda para satisfacer la demanda de los clientes, minimizar costos y maximizar los ingresos” (Ekon, 2023).
Esto permitirá una gestión más eficiente de los niveles de inventario, evitando la escasez o el exce-so de productos, lo que a su vez reducirá los costos operativos y aumentará la rentabilidad.
Se diseñará e implementara un sistema de control de inventario automatizado en Microsoft Excel para la tienda “Donde Johana”, con el propósito de reducir las pérdidas de inventario, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la disponibilidad constante de productos, contribuyendo así al éxito sostenible del negocio.
4 OBJETIVOS
4.1 Objetivo general
Diseñar e implementar un sistema de control de inventario en Excel para la tienda “Donde Johana”, con el propósito de reducir las pérdidas de inventario, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la disponibilidad constante de productos, contribuyendo así al éxito sostenible del negocio.
4.2 Objetivos especificos
- Crear una base de datos organizada que almacene información sobre todos los productos de la tienda.
- Aplicar la segunda ley de Newton para optimizar el control de inventario de artículos pesados y reducir los riesgos de accidentes laborales.
- Crear una gráfica directa e inversa para mostrar el antes y después de la implementación del inventario.
- Utilizar integrales definidas para predecir la demanda de los productos.
5 METODOLOGÍA
La siguiente metodología es con la cual abordaremos el trabajo de investigación:
5.1 Identificación y Definición del Problema
En esta fase inicial, se identificará y definirá la problemática existente en la gestión de inventario de la tienda "Donde Johana". El enfoque será desarrollar soluciones manuales y prácticas para mejorar la efi-ciencia y reducir las pérdidas. Se plantea la creación de una base de datos detallada en Excel para almacenar información sobre productos y la aplicación de medidas de seguridad manuales para el manejo de pro-ductos pesados.
5.2 Investigación
Después de definir el problema, se llevará a cabo una investigación centrada en prácticas manuales y herramientas prácticas para mejorar la gestión de inventario. Se revisarán métodos manuales de seguimiento de inventario y se buscarán enfoques no automatizados para abordar la manipulación segura de productos pesados. La investigación se basará en la experiencia de otras empresas que hayan implementa-do cambios manuales exitosos en la gestión de inventario.
5.3 Presentación de Resultados
Con la información recopilada, se procederá a la implementación práctica de las mejoras en la gestión de inventario. Esto incluirá la creación manual de registros organizados en Microsoft Excel y la aplicación manual de medidas de seguridad en el manejo de productos pesados. Las pruebas se centrarán en la eficiencia operativa y la reducción de pérdidas. Además, se llevarán a cabo ajustes según sea necesario.
5.4 Implementación y Pruebas
Una vez completadas las pruebas y ajustes, se realizará la presentación del proyecto. Se expondrán los hallazgos obtenidos durante la fase de investigación, destacando cómo las mejoras manuales han influido positivamente en la gestión de inventario. Se utilizarán gráficas y datos para ilustrar la reducción de pérdidas y la mejora en la eficiencia operativa, resaltando la importancia de abordar las problemáticas inicia-les, como también la predicción de demanda utilizando calculo integral.
6 MARCO TEORICO
“El inventario consiste en una lista de bienes, recursos, productos o cualquier objeto que pertenezca a una organización o persona. Su objetivo principal es llevar un control de los bienes materiales para conocer detalladamente las compras, ventas e identificar posibles fugas o pérdidas de dinero, ya sea por robo o por una mala administración de los suministros.
A nivel empresarial, el inventario se define como un activo y puede tener diferentes funciones dependiendo del tipo de empresa, objetivos y necesidades. Generalmente, su tarea principal es contabilizar la mercancía, sin embargo, también puede ser muy útil para gestionar y registrar cuentas por cobrar, dinero invertido, propiedades inmobiliarias y equipos de cómputo que poseen las organizaciones” (Indeed. 2022).
“Si tienes un control adecuado de tu inventario será fácil proyectar cuándo y cuánto deberás comprar de un producto en tu tienda. Por ejemplo, tienes un proveedor de tomates. Sabes que pedir una determinada cantidad de tomates es apropiado porque ya conoces más o menos en cuánto tiempo se vende esa cantidad sin necesidad de que el tomate se dañe. Eso, además de prever desperdicios, te ahorrará dinero. No tener esta información podría resultar en que pides demasiados tomates que con el tiempo no se ven-den y terminan siendo botados a la basura” (Bonilla, G. 2023).
“Existen distintos sistemas de inventarios, dependiendo del tipo de mercancía que comercialices. Ya sean cíclicos, perpetuos, de suministros, de materias primas, de existencias obsoletas, cada uno es diferente y requerirá de contabilizar características distintas. Elige el que mejor se adapte a tu objetivo y crea la herramienta de registro según los campos necesarios” (Leon, L. 2020).
7 MARCO CONCEPTUAL
Gestión de Inventario: La gestión de inventario abarca las prácticas y procesos utilizados para supervisar y controlar los niveles de existencias de productos en una tienda. Incluye la planificación, adquisición, almacenamiento y seguimiento de mercancías.
Base de Datos en Excel: La creación de una base de datos en Excel implica organizar y almacenar información detallada sobre productos, como descripciones, cantidades, precios y datos de proveedores, facilitando la gestión centralizada de inventario.
Segunda Ley de Newton: La segunda ley de Newton establece la relación entre la fuerza aplicada a un objeto, su masa y la aceleración resultante. En el contexto de la gestión de inventario, se aplicará para controlar y garantizar un manejo seguro de artículos pesados.
Cálculo Integral para Predicción de Demanda: El cálculo integral se utilizará para modelar y predecir la demanda de productos. La integral definida permitirá calcular la cantidad total demandada en intervalos específicos, proporcionando información valiosa para la planificación de inventario.
Gráfica Directa: Una gráfica directa representa la relación entre dos variables en la que, a medida que el valor de una variable aumenta, el valor de la otra también aumenta.
Gráfica Inversa: Una gráfica inversa muestra la relación entre dos variables donde, a medida que el valor de una variable aumenta, el valor de la otra disminuye.
8 RESULTADOS Y DISCUSION
Antes de la implementación del sistema de control de inventario automatizado en Excel, la tienda "Donde Johana" enfrentaba desafíos significativos en la gestión de inventario. Las pérdidas eran sustancia-les, y los registros eran desorganizados, lo que afectaba directamente la rentabilidad del negocio y la satisfacción del cliente.
Durante el proyecto, se diseñó y configuró un sistema de control de inventario en Excel que incluía una base de datos detallada con información completa sobre todos los productos, desde descripciones hasta datos de proveedores. Se capacitó al personal de la tienda para utilizar eficientemente el sistema, y se establecieron procedimientos claros para el seguimiento de inventario y la reposición de productos.
Adicionalmente, se aplicó la fórmula de la segunda ley de Newton para evaluar la eficacia en el manejo de productos pesados, implementando medidas de seguridad adicionales para reducir los riesgos de accidentes laborales.
Después de la implementación del sistema, se observó una mejora significativa en la gestión de inventario. Los registros desorganizados fueron reemplazados por datos actualizados y organizados. La reducción notable en las pérdidas de inventario fue evidente, lo que contribuyó a una mejora directa en la rentabilidad del negocio.
La aplicación del cálculo integral para predecir la demanda también desempeñó un papel crucial en este proceso. Anticipar la demanda permitió una planificación más efectiva de las reposiciones, minimizando el riesgo de exceso de inventario o falta de productos en momentos críticos.
8.1 Tabla
Tabla 1. Objetos pesados (Uso de la segunda ley de Newton)
(Autoria propia)
Masa * Aceleración Resultado
Masa
[kg] Aceleración
[m/s2] Fuerza
[N]
Nevera 65 1,54 100
Lavadora 70 1,71 120
Televisor 15 2 30
8.2 Figuras
Figura 1. Gráfica Inversa (Pérdidas de inventario antes de la implementación del sistema)
(Autoria propia)
Figura 2. Inventario en excel (Autoria propia)
Figura 3. Gráfica Directa (Aumento de la rentabilidad del negocio)
(Autoria propia)
Predicción de la Demanda
Supongamos que la demanda diaria de un producto sigue la función D(t) = 50 + 2t unidades, donde t representa el tiempo en días. Cantidad total demandada en los primeros 10 días.
Figura 4. Predicción de la demanda con integrales (Autoria propia)
9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
- La implementación del sistema automatizado en Excel ha tenido un impacto notable en la reducción de pérdidas de inventario. Antes de la implementación, se observaron pérdidas significativas debido a registros desorganizados y la falta de seguimiento adecuado. Después de la implementación, la gestión de inventario se volvió más precisa y eficiente, lo que se tradujo en menos productos desperdiciados y una mejora en la rentabilidad del negocio.
- •La implementación del cálculo integral ha demostrado ser una herramienta invaluable para predecir la demanda en el contexto de la gestión de inventario en la tienda "Donde Johana".
- La aplicación de la segunda ley de Newton y las medidas de seguridad adicionales han contribuido a un ambiente de trabajo más seguro. La manipulación de productos pesados se ha vuelto más eficiente y menos riesgosa, lo que ha reducido el riesgo de accidentes laborales y ha mejorado la seguridad del personal.
- Las gráficas de rentabilidad han demostrado una tendencia positiva después de la implementación del sistema. La eficiencia en la gestión de inventario y la reducción de pérdidas se han traducido en márgenes de beneficio más altos, lo que es esencial para el éxito sostenible del negocio.
10 REFERENCIAS
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